广东省人口基金会Guangdong  Population  Foundation

广东省人口基金会

Guangdong Population Foundation

广东省人口基金会档案管理办法

发布时间:2019-03-19 17:12

第一章  总  则

第一条 为了全面遵守《基金会管理条例》和《广东省人口基金会章程》,规范发展,保障基金会的合法权益,使基金会的档案管理更加规范,特制定本办法。

第二条 基金会各类收发文件,要统一备案登记,随时收发,随时登记。

第三条 年度结束后,所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。

第四条 调阅各类文件,要严格办理手续。理事长批准后方可调阅。非基金会工作人员调阅时,需持有正式文件或证明材料,经理事长和秘书长共同签字同意后,方可查阅。调阅档案及文件严禁带出档案室。

第五条 各类项目资料应汇集、归类和建档存管,杜绝将存管项目资料和正在制定中的项目方案带出基金会。所有工作人员都负有项目资料和项目方案的保密义务。

第六条 项目计划完成后,应及时将项目档案进行备份,并将项目档案原件交集中归类存放,并按要求年限妥善保管。

第七条  年度结束后,当年所有会计档案资料可在财务部门保存一年以备临时查阅,一年后三月底以前全部分类归档入库。

第八条 对入库会计档案应进行登记,并编制库存档案资料索引;并按要求年限妥善安全保管。

第二章  文件材料的收集管理

第九条 坚持收集、管理文件材料制度。指定专(兼)职人员,负责管理文件材料,并保持相对稳定。

第十条凡本基金会印发的公文的正件与附件、请示、批复、转发文件(含原件),一律统一收集管理

第十一条  会议文件由会议主办部门收集归卷。

(一)基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后,应将会议的主要文件资料归楼保管;

(二)本基金会召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等办理归档手续。

第三章  归档范围

第十二条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第十三条 相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

第十四条 本基金会对外发文与有关单位来往的文件。

第十五条 本基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十六条 本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十七条 本基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十八条 本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第四章  会计档案管理

第十九条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料。会计档案管理应严格按照《非营利组织会计制度》执行。

第二十条 每年形成的会计档案,应当由财务按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。出纳人员不得兼管会计档案。

第二十一条 由于会计人员的变动会计档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章

第二十二条 本办法由广东省人口基金会负责解释

第二十三条 本办法自公布之日起执行。

2004年12月8日

 

广东省人口基金会证书、印章使用管理办法

第一条 为完善基金会的制度建设,规范工作行为,提高工作效率,保证证书、印章使用的严肃性,维护基金会的公益形象,依据《基金会管理条例》、《广东省人口基金会章程》,以及相关规定,特制定本办法。

第二条 基金会公章,必须依照相关法律法规的规定,统一报批(报备)刻制,严禁私自刻章。

第三条 印章刻就后,由基金会发文启用。并报送主管部门备案。必要时,由基金会对外发布相关公告。

第四条 所有证书、印章由专人妥善保管,实行证书、印章使用登记签批制度。平日随用随锁,假日加封。不得将证书、印章私自带离办公室。特殊情况,确需携带的,须经主管领导书面批准。

第五条 公文用印,凭签发人的签字用印。

第六条 证书应按规定办理年检,保证证书合法有效。

第七条 凡签署具有法律责任的合同、协议等,须经统一核稿、法律顾问认可后,方可办理领导签批手续,加盖基金会印章。

第八条 凡以基金会名义对上、对外行文、发函,只能加盖基金会印章。

第九条 介绍信存根填写内容必须和所开介绍信填写的内容一致,严禁在空白信笺或空白介绍信上用印章。

第十条 需要制作印模批量用印时,除履行规定的手续外,印章管理人员应负责印模制作监督及用后及时收回、按规定进行销毁。

第十一条 当名称变更或机构撤销时,印章即行停用。停用印章要发文通知有关单位,并在通知中说明原因。

第十二条 未经相应批准程序使用印章或伪制印章,要追究当事人的相应责任;造成严重后果的,要提请有关机关追究当事人的法律责任。

第十三条 本办法自公布之日起执行。

2006年1月1日

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